Een selectieprocedure ziet er van binnenuit anders uit dan van buitenaf. Wie in de commissie zit, kent de reden achter elke vertraging: een agenda die niet rondkomt, een extra gesprekspartner die toch wil meekijken, een besluit dat op een hoger niveau ligt. De kandidaat kent die redenen niet. Hij ziet alleen wat er gebeurt en vooral wat er uitblijft.
Vraag een opdrachtgever halverwege hoe het traject loopt en het antwoord is meestal positief. De gesprekken waren goed, de commissie is enthousiast, er komt nog één ronde bij omdat men zorgvuldig wil zijn. Stel dezelfde vraag aan de kandidaat en het beeld kantelt: weken zonder bericht na het tweede gesprek, een ronde die niet was aangekondigd, terugkoppeling die blijft hangen omdat één agenda niet rondkomt. Afzonderlijk is elk van die dingen te verklaren. Samen vertellen ze de kandidaat dat deze organisatie nog niet weet wat zij wil. Een directeur met een goede positie wordt daar niet boos om. Hij trekt zich beleefd terug en de werkelijke reden hoort u nooit.
Zes gesprekken en een mail
Hoe dat in de praktijk verloopt, zag ik bij een zoekopdracht naar een marketingdirecteur voor een Nederlandse organisatie die deel uitmaakt van een buitenlandse groep. De vraag kwam met spoed. Met de kandidaat die wij voordroegen, voerden wij twee gesprekken: een uitgebreide intake en een tweede gesprek. Bij de opdrachtgever stonden twee gesprekken gepland. Het werden er vier, met verschillende hiring managers en de HR-manager.
Na het vierde gesprek bleef het stil. Wij hebben meerdere keren contact opgenomen. Uiteindelijk kwam er per mail bericht dat de functie on hold was gezet. Van het eerste gesprek tot dat bericht waren bijna drie maanden verstreken, voor een vacature die met spoed moest worden ingevuld.
De kandidaat heeft dat nieuws van ons gekregen, met uitleg en met advies over mogelijke vervolgstappen. Daarna hebben wij haar begeleid naar een vergelijkbare functie elders, waarin zij binnen korte tijd goed is gaan presteren. Voor haar is het dus goed afgelopen. De opdrachtgever verloor een sterke kandidaat en wie een proces zo heeft meegemaakt, kijkt een volgende keer met andere ogen naar dezelfde naam.
De markt geeft de kandidaat weinig reden om te wachten
Dat een kandidaat een stroef proces niet uitzit, heeft ook met de markt te maken. Volgens het CBS stonden er in het tweede kwartaal van 2026 95 vacatures tegenover elke 100 werklozen, tegen 91 een kwartaal eerder. De werkloosheid daalde naar 3,9 procent. Op bestuurlijk niveau zegt die verhouding weinig over aantallen, wel iets over de richting: de markt wordt weer krapper.
Belangrijker is wie u zoekt. De bestuurder die u wilt hebben, is meestal niet op zoek. Arbeidsmarktonderzoeker Intelligence Group meldt dat 44,7 procent van de werkenden helemaal niet openstaat voor ander werk, een groep die sinds eind 2024 flink is gegroeid. Het aandeel werkenden dat in het afgelopen jaar van baan wisselde, is met 18,1 procent het laagste in ruim vier jaar. Wie zo iemand in beweging krijgt, heeft een kandidaat die niets hoeft. Juist die kandidaat haakt als eerste af wanneer het proces stokt.
Internationaal benchmarkonderzoek naar kandidaatervaring, onder ruim 66.000 kandidaten bij 110 organisaties, wijst dezelfde kant op. De meest genoemde reden om zich terug te trekken was het gevoel dat de organisatie geen respect had voor de tijd van de kandidaat bij gesprekken en afspraken (32 procent). Gebrek aan communicatie en opvolging was de grootste klacht. In Europa, het Midden-Oosten en Afrika zei 17 procent van de kandidaten na een slechte ervaring niets meer met die werkgever te maken te willen hebben. Dat onderzoek beslaat alle functieniveaus en gaat niet specifiek over bestuurders. In mijn ervaring is het patroon aan de top even sterk, het speelt zich alleen stiller af.
Ook in onze eigen regio blijft de vraag naar mensen bestaan. UWV verwacht in Zuid-Kennemerland en IJmond tot en met 2028 een groei van ongeveer 2.800 banen, al hangt die groei af van de ontwikkeling van de energieprijzen.
Hoe lang een zorgvuldig traject duurt
Uit onze eigen dossiers: een selectieprocedure bestaat gemiddeld uit vier gesprekken. Twee daarvan voeren wij zelf, een intensieve intake en een tweede gesprek. Twee vinden plaats bij de opdrachtgever. Van het eerste gesprek tot het besluit om een voorstel te doen, duurt het in het meest vloeiende geval twee tot tweeënhalve maand. Dat is het optimistische scenario, waarin alles verloopt zoals afgesproken. Elke extra ronde en elke week zonder terugkoppeling komt daar bovenop.
Naar onze ervaring trekt ongeveer één op de tien kandidaten zich in de eindfase terug. Dat aantal proberen wij laag te houden door kandidaten vanaf het begin open en duidelijk mee te nemen in wat er gebeurt, zodat er aan het eind geen twijfel meer hoeft te ontstaan.
Hoe dat er goed uitziet, zag ik bij de plaatsing van een COO voor een onderneming in de maakindustrie in de Randstad. Vooraf hebben wij met de opdrachtgever een tijdlijn vastgelegd en afgesproken wie van de interne betrokkenen wanneer zou aanschuiven. Na elk interview kregen de kandidaten terugkoppeling, zodat zij steeds wisten wat de volgende stap was. Wie niet doorging, kreeg een afwijzing met een uitgebreide toelichting en advies. Alle betrokken kandidaten bleven tot het einde geïnteresseerd, ook de kandidaat die uiteindelijk werd benoemd.
De vraag vóór het aanbod
Een afwijzing door een kandidaat kondigt zich meestal aan. Antwoorden worden korter, een afspraak is opeens lastig in te plannen, vragen die eerder wel kwamen blijven uit. Die signalen worden bijna altijd pas achteraf herkend.
Vóór de laatste ronde stel ik daarom één vraag: als u vandaag een aanbod zou krijgen, zou u dat dan aannemen? Het antwoord is zelden een volmondig ja. Vaak loopt er nog een gesprek elders. Minstens zo vaak blijkt er een bezwaar te zijn tegen de reikwijdte van de rol, omdat de functie in de gesprekken anders is komen te liggen dan in de eerste beschrijving. Dat is informatie waarmee u nog iets kunt doen. Krijgt u hetzelfde antwoord pas bij het aanbod, dan is het een mededeling.
Hetzelfde geldt voor het voorstel zelf. Een opdrachtgever die zijn beste voorstel achterhoudt om ruimte te houden voor de onderhandeling, loopt bij een twijfelende kandidaat het risico dat het eerste voorstel ook het voorstel is waarop die kandidaat besluit of hij nog verder kijkt. Wie ruimte wil houden, zoekt die beter in de inhoud van de rol dan in de voorwaarden.
Vanaf de andere kant van de tafel
Voor een kandidaat op dit niveau is een sollicitatie geen bijzaak. Hij of zij voert gesprekken naast een volle functie, vaak zonder dat zijn eigen organisatie ervan weet. Elk gesprek kost hem/haar iets en elke week stilte geeft ruimte voor twijfel over de rol, over de organisatie en soms over de overstap zelf.
Vorige week moest ik een kandidaat in de eindfase van een financiële functie bij een internationale opdrachtgever laten weten dat de keuze op een ander was gevallen. Zo’n bericht is nooit prettig. Wat het verschil maakt, is of de kandidaat begrijpt waarom en er iets mee kan voor een volgende stap. Van kandidaten hoor ik geregeld dat zij juist die uitgebreide terugkoppeling waarderen, ook bij een afwijzing, net als de begeleiding gedurende het hele traject en de nazorg na een plaatsing. Een kandidaat die vandaag niet wordt gekozen, is over twee jaar misschien precies wie u zoekt. Hoe u vandaag afscheid neemt, bepaalt of die kandidaat dan nog de telefoon opneemt.
Bent u zelf kandidaat in een traject dat stilvalt, vraag dan naar de tijdlijn en naar wie het besluit neemt. Een organisatie die daar geen antwoord op heeft, geeft u daarmee ook een antwoord.
Het tempo is een bestuurlijke keuze
Het tempo van een benoemingsproces wordt vaak gezien als iets wat HR regelt. Een Raad van Commissarissen (RvC), een Raad van Toezicht (RvT) of een directie die een benoeming voorbereidt, laat met dat proces echter zien hoe de organisatie besluiten neemt. De kandidaat leest het ook zo.
Wat u in de hand hebt, is vooraf vastleggen hoeveel gespreksrondes er zijn en wie daarbij aanschuift en die afspraak alleen openbreken als daar een inhoudelijke reden voor is. Spreek af binnen hoeveel werkdagen na elk gesprek er terugkoppeling volgt en wie daarvoor zorgt. Leg ook vast waar het mandaat om te benoemen ligt, zeker als een moederorganisatie of aandeelhouder meebeslist. In het traject voor de marketingdirecteur lag het besluit uiteindelijk buiten de kamer waar de gesprekken werden gevoerd. Dat had aan het begin duidelijk moeten zijn.
Opdrachtgevers die zo werken, merken dat ook zelf. De feedback die wij van die kant krijgen, lijkt sterk op die van kandidaten en uit die ervaring groeit een samenwerking die verder gaat dan één plaatsing.
Tot slot
De meeste goede kandidaten worden niet afgewezen. Ze verdwijnen, meestal met een vriendelijke mail dat het toch niet het goede moment is. Wie dat wil voorkomen, hoeft het proces niet sneller te maken dan zorgvuldig is. Het moet vooral voorspelbaar zijn. Bij Fornell Human Capital leggen wij daarom bij de start van elke opdracht de tijdlijn vast en houden wij beide kanten van de tafel op de hoogte, ook als er even niets te melden valt.